5 quy tắc để họp trực tuyến hiệu quả


Để viên chức làm việc thuận tiện tại nhà trong mùa dịch, cần mang những quy tắc tổ chức những cuộc họp trực tuyến hiệu quả.

Các chuyên gia của VitalSmarts (Mỹ) đã nghiên cứu những buổi họp trực tuyến nhiều năm qua để hiểu rõ lý do hầu hết hoạt động này lại dễ kém nhẹm hiệu quả, làm cho người tham gia mỏi mệt. Cuối cùng, họ rút ra 5 quy tắc để cải thiện vấn đề này. Sau đây là những điều cần thực hiện để mang hiệu quả trong những cuộc họp trực tuyến.

Hãy lđấy Raul, một quản lý bậc trung làm ví dụ. Anh sắp mang bài thuyết trình trực tuyến dài một5 phút với một6 đồng nghiệp tản mát từ miền Bắc cho tới miền Nam nước Mỹ. Mục tiêu của anh là thuyết phục họ xác định vài thời cơ kinh doanh toàn cầu, sau đó hợp tác phát triển chúng. Để tránh làm bài thuyết trình bị nhàm chán, đồng thời thu hút được mọi người, anh dự kiến sử dụng một8 slide. Dưới đây là những quy tắc Raul nên tuân theo.

Họp trực tuyến đang phvòng biến lúc nhiều tổ chức cho viên chức làm việc từ xa. Ảnh: Beth Kanter

Quy tắc 60 giây

Trước tiên, ko bao giờ can hệ vào việc khắc phục vấn đề của nhóm cho tới lúc họ nhận diện được nó. Làm điều gì đó trong 60 giây trước tiên để giúp họ trải nghiệm. Bạn mang thể san sẻ những số liệu thống kê gây sốc hay gây kích thích, những câu cthị xã hoặc những bài học làm kịch tính hóa vấn đề.

Ví dụ, Raul mang thể san sẻ số liệu thống kê cho thđấy quy mô trung suy bình trong giao dịch toàn cầu của đối thủ khó khăn đang cao hơn. Anh cũng mang thể san sẻ câu cthị xã về một khách hàng cảm thđấy thất vọng về nhà sản xuất của tổ chức. Hoặc, anh mang thể thu hút xúc cảm bằng nhữngh kể bài học về loài cá voi kiếm ăn tốt hơn lúc hợp tác cùng nhau ra sao. Dù sử dụng chiến thuật nào, mục tiêu vẫn là đảm bảo mọi người hiểu thấu đáo vấn đề, hoặc thời cơ trước lúc nỗ lực khắc phục nó.

Quy tắc trách nhiệm

Khi bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, mọi người đều ngầm xác định vngười nào trò của bản thân. Ví dụ, lúc vào rạp chiếu phlặng, quý khách hàng vô thức xác định vngười nào trò bản thân là người quan sát – quý khách hàng ở đó để được tiêu lúcển. Khi vào phòng tập thể dục, quý khách hàng là người hành động – quý khách hàng ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa to nhất cho những cuộc họp trực tuyến là người dự vô thức tự nhận vngười nào trò quan sát viên, tức chỉ tới nghe.

Để chống lại ý thức ngầm này, hãy tạo trải nghiệm về trách nhiệm san sẻ ngay từ lúc khởi đầu bài thuyết trình. Nhưng cũng đừng tiêu dùng nhữngh nói “Tôi muốn đây là một buổi trò cthị xã, ko phải là buổi thuyết trình. Tôi cần tất cả những quý khách hàng cùng tham gia thảo luận”. Điều này hiếm lúc đạt hiệu quả. Thay vào đó, hãy tạo thời cơ cho người tham gia nhận lđấy trách nhiệm, bằng nhữngh vận dụng quy tắc tiếp theo.

Quy tắc ko chỗ trốn tránh

Nghiên cứu cho thđấy một người lên cơn đau tlặng trên xe điện ngầm lại ít mang khả năng nhận được sự trợ giúp, dù mang rất nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu mọi người đều mang trách nhiệm, thì sau đó sẽ ko còn người nào cảm thđấy mang trách nhiệm nữa.

Tránh điều này trong cuộc họp bằng nhữngh ủy quyền từng người những nhiệm vụ họ mang thể chủ động tham gia, để ko mang chỗ trốn tránh. Chia mọi người thành từng nhóm nhỏ gồm hngười nào hay tối đa 3 người. Gợi ý họ tiêu dùng phương thức nào đó để thảo luận trực tuyến với nhau trong nhóm riêng. Nếu nền tảng hội nghị trực tuyến của tổ chức cho phép chia nhỏ nhóm thì hãy tận dụng nó.

Cho họ khuông thời kì rất hạn chế để thực hiện một nhiệm vụ ngắn. Chẳng hạn, ba phút ban sơ, Raul mang thể nói điều gì đó như “Slide tiếp theo cho thđấy nhóm của quý khách hàng sẽ gồm những người nào. Tôi muốn những quý khách hàng dành hngười nào phút cùng với nhóm nhỏ của mình xác định điều hối tiếc lúc một khách hàng mà quý khách hàng tin rằng mang thể thỏa thuận to hơn nhiều, nếu chúng ta cùng làm việc tốt hơn trong mộthngười nào tháng qua”. 

Quy tắc MVP

Không điều gì cản trở cuộc họp hơn việc “tra tấn” mọi người bằng những slide đầy số liệu tẻ ngắt, với những gạch đầu dòng dài vô tận. Khi đấy, người tham gia mang thông minh hay tinh tế tới mức nào cũng ko còn quan yếu. Do đó, quý khách hàng cần phải pha trộn những sự kiện vào những câu cthị xã.

Chuyên gia khuyến khích mọi người xác định cần bao nhiêu slide PowerPoint khả dụng tối thiểu (Minlặngum Viable PowerPoint – MVP). Nói nhữngh khác, chọn số lượng dữ liệu ít nhất mà quý khách hàng cần phải báo cáo và thu hút mọi người. 

Lợi ích quy tắc này là buộc quý khách hàng phải thu hút được người tham gia. Nếu mang quá nhiều slide, quý khách hàng cảm thđấy đề xuất phải hoàn thành chúng. Trong trường hợp của Raul, một5 slide là quá nhiều nếu chỉ mang một8 phút thuyết trình. Anh chỉ nên hoàn thành nội dung thuyết trình trong một hoặc hngười nào slide, sau đó tiêu dùng thêm một-hngười nào slide phụ để vận dụng theo những quy tắc phía trên.

Quy tắc 5 phút

Không bao giờ để hơn 5 phút mà ko đưa ra vấn đề nào cho mọi người khắc phục. Những người dự họp trực tuyến đang ở trong những phòng riêng lẻ và mang hàng tá những phiền nhiễu xung quanh. Nếu quý khách hàng ko duy trì được khả năng tham gia liên tục đầy hữu ích, họ sẽ trở nên lơ đãng, và cần phải thật nỗ lực mới làm cho họ chú tâm lại.

Trong bài thuyết trình dài một5 phút, Raul nên mang hngười nào-3 dịp để mọi người tham gia vào. Ví dụ, anh mang thể kết thúc mỗi phần bằng một danh sách lựa chọn và yêu cầu bỏ thăm biểu quyết phương án.

Phiên An (theo Harvard Business Review)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *